Contenidos
- Introducción sobre OpenText
- ¿Qué es OpenText Extended ECM?
- Capturas de pantalla para una impresión visual
- ¿Para quién es esta solución?
- Puntos fuertes
- Puntos débiles
- Integraciones y conexiones
- Opciones de instalación
- ¿Cuánto tarda en implantarse?
- Versiones de OpenText xECM, ¿cuál elegir?
- ¿Cuánto cuesta OpenText xECM?
- Garantía de futuro
- El papel de los partners OpenText
- OpenText vs. Alfresco vs. SharePoint
- Conclusión
Presentando: OpenText
Fundada en 1991, OpenText Corporation es la mayor empresa de software de Canadá. El proveedor de software tiene más de 120.000 clientes en más de 180 países. Tiene 14.000 empleados y 60 oficinas en todo el mundo. La facturación anual de OpenText es de casi 3.000 millones de euros.
ECM o DMS?ECM significa Gestión de Contenidos Empresariales. A veces los fabricantes prefieren este término al de DMS (Sistema de Gestión Documental). Esto se debe a que tales sistemas no solo manejan documentos, sino también otros contenidos empresariales, como correos electrónicos, contenido web, redes sociales y otros activos digitales. Por eso, en este artículo utilizamos el término ECM en lugar de DMS.
¿Qué es OpenText Extended ECM?
OpenText xECM es uno de los sistemas más completos del mercado para gestionar documentos y otra información empresarial. Al integrarse con sistemas como SAP, Salesforce y Microsoft Dynamics 365, los empleados pueden acceder a los documentos adecuados, como contratos y facturas, directamente desde estas aplicaciones, sin tener que cambiar entre distintos sistemas.
En pocas palabras: OpenText Extended (xECM)
- Adecuado para grandes empresas.
- Ofrece todas las funcionalidades imaginables.
- Amplias opciones de integración con SAP, Salesforce y Microsoft.
- Adecuado para grandes volúmenes de datos y documentos.
- Tecnología probada con años de experiencia y desarrollo continuo.
OpenText Extended ECM no es una plataforma SaaS. El sistema puede funcionar en la nube, pero el mantenimiento y las actualizaciones no los realiza OpenText de forma directa y centralizada. De esto tendrá que ocuparse la propia empresa, o un partner de OpenText.
¿Cuál es la diferencia entre OpenText Core Content y OpenText Extended ECM?
OpenText Core Content es el producto de OpenText totalmente basado en SaaS van OpenText. Ofrece menos funcionalidades que OpenText Extended ECM, y sólo está disponible en modelo SaaS. Esto hace que OpenText Core Content sea menos adecuado para grandes empresas, o para empresas que busquen una solución on premise.
OpenText Content ServicesOpenText Content Services es un nombre colectivo para los productos de OpenText, siendo xECM y Core Content los principales productos de su portafolio.
Entorno de usuario (capturas de pantalla)
¿Para qué organizaciones es adecuado el software?
La gran mayoría de las empresas que utilizan OpenText Extended ECM tienen más de 250 empleados. El software está pensado para que lo utilice toda la organización, no sólo un departamento. Esto se debe a que xECM se ofrece como una plataforma unificada, a la que deben vincularse los sistemas empresariales existentes en toda la organización. Sin estos enlaces e integraciones, el producto pierde eficacia.¿Cuáles son los puntos fuertes de OpenText xECM?
xECM ofrece una serie de ventajas importantes. Analizamos tres puntos fuertes del software que la mayoría de las empresas valoran.- Gestión del ciclo de vida de los documentos A veces los documentos pasan por distintos estados durante las fases de un proceso. Si los documentos ya no se necesitan después de una determinada fase, es conveniente que puedan eliminarse inmediatamente. Algunos ejemplos de esto pueden ser documentos relativos a un solicitante de empleo que no es contratado, una solicitud de autorización que finalmente es rechazada, o el expediente de un empleado que deja su empleo. Todos estos documentos pueden eliminarse de OpenText (automáticamente) y al mismo tiempo.
- Escalabilidad Como el sistema se dirige a grandes empresas, el número de usuarios del programa puede ampliarse fácilmente, y en grandes cantidades. Un número total de usuarios de 10.000 no supone técnicamente ningún problema. Esto hace que el sistema sea adecuado para grandes organizaciones con muchos usuarios y grandes volúmenes de documentos.
- Gestión de archivos y cumplimiento de la normativa La mayoría de las empresas tienen que ocuparse del cumplimiento de las leyes y normativas. No es el tema más apasionante, pero es importante para la mayoría de las grandes organizaciones. OpenText incluye amplias capacidades para la gestión de registros (gestión de archivos). También ofrece opciones para establecer periodos de retención, acceso rápido a documentos archivados, seguridad de la información y auditorías (audit trails).
¿Cuáles son los puntos débiles de xECM?
Al software como tal difícilmente se le pueden achacar puntos débiles. Estamos hablando del Rolls-Royce entre los paquetes ECM. Pero esto también puede ser considerado como un inconveniente. No todas las empresas necesitan un sistema de este segmento. Sobre todo si se tiene en cuenta el coste del paquete (más información sobre el coste más adelante en este artículo).
Otro inconveniente es que la empresa OpenText ha crecido mediante adquisiciones de otras empresas. Este hecho puede tener consecuencias negativas para los clientes. OpenText es una organización con una estructura bastante compleja, y no siempre puede responder con rapidez a las necesidades y requisitos de cada cliente.
Por último, OpenText tiene cada vez más productos en su portafolio, por ejemplo en el ámbito de la seguridad de la información. Sin embargo, los partners de implementación de OpenText no siempre tienen la experiencia adecuada en este tipo de áreas nuevas. Esta situación crea una brecha entre los nuevos productos de OpenText y los conocimientos de los partners sobre los mismos.
Integración con otro software empresarial
Muchas grandes organizaciones utilizan diferentes aplicaciones empresariales. Por ejemplo, Salesforce para el contacto con los clientes, y SAP para la producción o la gestión de inventarios. En estas herramientas se almacenan documentos que pueden visualizarse en OpenText gracias a sus capacidades de integración.
Mediante el llamado ERD (Entity Relationship Model) el software crea relaciones entre los procesos empresariales y los objetos (como un cliente, una factura y un producto). Esto permite construir un archivo «inteligente» en torno, por ejemplo, a un cliente. De esta manera, puedes ver qué contratos se están ejecutando con este cliente, qué productos se han entregado, cómo ha ido el proceso de producción, qué materiales se han utilizado, etc. Se crea así un historial documental completo con datos de varias aplicaciones empresariales. Para todo esto se tienen en cuenta los permisos y funciones existentes en estos sistemas.
¿Qué opciones de instalación ofrece OpenText?
El software puede ejecutarse en la nube, en local o en un entorno híbrido. Muchas empresas utilizan para el alojamiento el llamado «hyperscaler», un proveedor cloud con cobertura global, como Microsoft con Azure, Amazon con AWS, o Google con Google Cloud Platform.¿Cuál es el tiempo de implantación?
La implantación de OpenText xECM lleva entre tres y seis meses. Si se producen retrasos durante el proceso de implantación, suele deberse a que las empresas no están suficientemente preparadas para llevar a cabo este proceso. Por ejemplo, es común que las organizaciones aún no dispongan de una infraestructura adecuada, o que una empresa quiera ampliar el alcance durante la implantación por un incremento de los conocimientos sobre el tema.Versiones (planes) de OpenText xECM: X1, X2, X3
X1, X2 y X3 son distintas variantes de xECM. X1 ofrece un paquete básico de funcionalidades, X2 y X3 ofrecen funciones más avanzadas, como un visualizador de documentos más amplio, más capacidades de integración, opciones para la gestión de la calidad, etc. La mayoría de las empresas eligen X1 o X2. X2 suele adquirirse si se requiere una integración con SAP. X1 suele elegirse si el sistema se utiliza como standalone. Aquí encontrarás un resumen detallado de las diferencias entre las variantes.¿Cuánto cuesta Opentext xECM?
Coste de las licencias
El precio de las licencias depende de la variante elegida (X1, X2, X3). OpenText trabaja con precios estándar para el software, solo que no son públicos y son tan elevados que normalmente se hacen descuentos. El precio se fija tras una negociación con el cliente. De forma aproximada, las licencias de xECM cuestan entre 350 y 600 euros por usuario. Estamos hablando de la compra única (perpetual licence model). Además del coste total de la licencia, se cobra una cuota anual de mantenimiento del 23%. Con ella, la empresa adquiere el derecho a enviar tickets de soporte o instalar actualizaciones, versiones y parches de seguridad durante ese periodo. El pago de las cuotas de mantenimiento no es obligatorio. El software sigue funcionando incluso sin actualizaciones. Sin embargo, la empresa corre riesgos si deja de instalar las actualizaciones de seguridad.
Costes de alojamiento e implantación
De Los costes de implantación rondan de media entre 100.000 y 250.000 euros. La implantación suele ser realizada por un partner de OpenText.
El último componente de coste es el alojamiento. La infografía siguiente ofrece un claro ejemplo de cálculo de los costes totales de OpenText xECM basado en 1.000 usuarios.
Garantía de futuro
Es interesante saber que OpenText ha adquirido recientemente la empresa Microfocus. De este modo, han incorporado la llamada tecnología IDOL. IDOL es un motor de búsqueda de datos no estructurados. Con ello se da un gran paso en el camino de la IA y la analítica. Bajo el nombre de «Aviator», OpenText ha lanzado una plataforma para la búsqueda empresarial, que incluye una función de chat de IA en los documentos. Esto permite a OpenText ofrecer las últimas funcionalidades de inteligencia artificial.
El papel de un partner de OpenText
Una empresa que desee adquirir e implantar OpenText xECM suele tratar con un partner de OpenText. Este socio se encarga del contacto entre tu organización y OpenText, y te quita mucho trabajo de encima a lo largo del proceso. Ellos se encargan de la implementación, el alojamiento, las actualizaciones y los parches. Esto es una gran ventaja, especialmente para organizaciones que carecen de conocimientos especializados sobre OpenText, o que disponen de una capacidad TIC limitada.
¿Qué tener en cuenta al elegir un partner de OpenText?
Sólo en España, existen unos 10 partners que pueden implantar OpenText xECM. Cada uno de ellos tiene su propia especialidad, basada en la experiencia que han adquirido en implantaciones anteriores. Esto quiere decir que puede ser una ventaja elegir un partner que ya tenga clientes en el mismo sector que tu empresa.
Sin embargo, quizás sea incluso más importante saber si vas a poder colaborar bien con el partner elegido. Debe haber un cierto «clic», tanto en lo que respecta al negocio como al trato mutuo. No siempre es fácil saber de antemano si habrá un «clic» con un partner, o saber qué persona será la responsable interna de tu proyecto. saber qué persona será la responsable interna de tu proyecto.TIC Portal te puede ayudar de forma gratuita a encontrar un partner de OpenText adecuado que encaje con la cultura de tu empresa. Ponte en contacto con nosotros y elige la opción ‘proveedor’ en ‘elegir un tema’.
OpenText Extended ECM versus Alfresco One versus Microsoft SharePoint
Las empresas que buscan un nuevo DMS (o ECM) suelen incluir OpenText, SharePoint y Alfresco en su comparación. Pero, ¿cómo se comparan estos paquetes?
Los tres sistemas son adecuados para organizaciones exigentes en cuanto a gestión de información y documentos se refiere. Tienen capacidades suficientes para satisfacer las necesidades de la mayoría de las grandes organizaciones. Los paquetes difieren principalmente en cuanto a integraciones y coste. En la infografía siguiente se enumeran las principales diferencias.
En resumen
OpenText Extended ECM (xECM) es un sistema muy sólido para gestionar documentos y otros contenidos empresariales. Ofrece una amplia funcionalidad y capacidades de integración extensas con aplicaciones empresariales clave como SAP, Salesforce y Microsoft Dynamics 365. Esto hace que el sistema sea adecuado para grandes empresas con grandes exigencias en su gestión de documentos e información.
Los puntos fuertes de xECM son la gestión del ciclo de vida de los documentos, la escalabilidad y las amplias capacidades de compliance y de gestión de registros (records management). Las capacidades de integración permiten a los usuarios acceder a los documentos directamente desde otras aplicaciones.
Sin embargo, xECM no es para todos los bolsillos. Tanto los costes de licencia como los de implantación son relativamente altos. Esto hace que el sistema sea menos adecuado para las empresas más pequeñas. Además, la compleja estructura de la empresa OpenText es un inconveniente; aunque esta desventaja puede evitarse con un partner de implantación local flexible.
OpenText si o no?OpenText no es adecuado para todas las organizaciones. Además, existen sistemas alternativos. Ponte en contacto con TIC Portal para que te asesoren, o comienza una exploración del mercado en la página de selección de software.